Gửi Hàng Đi Nước Ngoài Cần Giấy Tờ Gì? Hướng Dẫn Từ A – Z

Khi gửi hàng ra nước ngoài, việc chuẩn bị giấy tờ đầy đủ và đúng quy định là yếu tố quan trọng để hàng hóa thông quan nhanh chóng, tránh bị giữ lại hoặc trả về. Bài viết này của Nhanh Express sẽ hướng dẫn bạn chi tiết gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì và những lưu ý quan trọng để quá trình vận chuyển thuận lợi.

Vì sao cần chuẩn bị giấy tờ khi gửi hàng đi nước ngoài?

Gửi hàng quốc tế không chỉ là đóng gói và chuyển đi. Các hãng vận chuyển và cơ quan hải quan của cả Việt Nam và nước nhập khẩu đều cần kiểm tra thông tin về hàng hóa. Giấy tờ hợp lệ sẽ giúp:

• Thông quan nhanh chóng, tránh bị giữ hàng tại cảng hoặc sân bay.
• Xác định đúng loại hàng để áp mã HS Code và thuế phù hợp.
• Đảm bảo tính pháp lý, tránh vi phạm quy định xuất nhập khẩu.
• Giảm rủi ro bị phạt hoặc trả hàng về.

>>>> Xem thêm: Gửi Hàng Đi Mỹ Mất Bao Lâu? Thời Gian & Mẹo Gửi Nhanh

Các giấy tờ bắt buộc khi gửi hàng đi nước ngoài

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Là giấy tờ thể hiện thông tin hàng hóa, số lượng, giá trị, người gửi – người nhận.
• Dùng để khai báo với hải quan và tính thuế.
• Với hàng quà tặng hoặc mẫu phi thương mại, có thể thay bằng Proforma Invoice.

Thông tin cần có trên hóa đơn:

• Tên và địa chỉ người gửi – người nhận.
• Mô tả chi tiết hàng hóa (tên, chất liệu, công dụng).
• Trọng lượng, số lượng.
• Giá trị hàng hóa.

Phiếu đóng gói (Packing List)

• Thể hiện cách đóng gói, số kiện hàng, trọng lượng từng kiện.
• Giúp hải quan kiểm tra dễ dàng hơn.

Giấy tờ liên quan đến loại hàng

Tùy từng mặt hàng, bạn có thể cần thêm các giấy tờ:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – giúp hưởng ưu đãi thuế quan tại một số quốc gia.
• Giấy kiểm dịch thực vật – nếu gửi nông sản, trái cây.
• Giấy kiểm dịch động vật/thủy sản – nếu gửi thực phẩm từ động vật.
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm – cho hàng thực phẩm chế biến.
• Giấy phép xuất khẩu – cho các mặt hàng nằm trong danh mục quản lý đặc biệt.

Giấy tờ vận chuyển

• Vận đơn (Air Waybill / Bill of Lading): Được cấp bởi đơn vị vận chuyển, chứa thông tin hành trình của hàng hóa.
• Mã tracking để theo dõi lộ trình đơn hàng.

Các loại giấy tờ tùy theo mục đích gửi hàng

Mục đích gửi	Giấy tờ cần thiết
Gửi hàng thương mại	Commercial Invoice, Packing List, C/O (nếu cần), giấy kiểm dịch (nếu là thực phẩm/nông sản).
Gửi quà tặng cá nhân	Proforma Invoice, Packing List.
Gửi mẫu thử	Proforma Invoice, Packing List, giấy chứng nhận liên quan đến loại hàng.

 

Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ gửi hàng quốc tế

• Điền thông tin chính xác: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại người gửi và người nhận phải trùng khớp giữa các giấy tờ.
• Mô tả hàng hóa rõ ràng: Ghi cụ thể tên, số lượng, chất liệu, công dụng. Tránh ghi chung chung như “hàng mẫu”, “đồ dùng” vì dễ bị hải quan yêu cầu bổ sung thông tin.
• Chuẩn bị bản tiếng Anh: Giúp hải quan nước nhập khẩu dễ xác minh và xử lý nhanh hơn.
• Tham khảo trước đơn vị vận chuyển: Liên hệ Nhanh Express để được tư vấn loại giấy tờ đúng với mặt hàng, tránh thiếu sót gây chậm trễ.

Quy trình gửi hàng đi nước ngoài với Nhanh Express

1. Tư vấn & báo giá – Xác định loại hàng, trọng lượng, kích thước và điểm đến để tính chi phí tối ưu.
2. Hướng dẫn giấy tờ – Hỗ trợ khách chuẩn bị đầy đủ theo quy định hải quan quốc tế và nước nhập khẩu.
3. Đóng gói & lấy hàng – Đội ngũ đến tận nơi nhận, đóng gói đạt chuẩn bảo vệ hàng hóa.
4. Vận chuyển & thông quan – Theo dõi lộ trình qua mã tracking, cập nhật trạng thái liên tục.
5. Giao hàng tận tay – Hàng được chuyển đến địa chỉ người nhận nhanh chóng, an toàn, đúng hẹn.

>>>> Xem thêm:

Gửi Hàng Đi Mỹ
Gửi Hàng Đi Úc
Gửi Hàng Đi Nhật
Gửi Hàng Đi Hàn Quốc

Kết luận

Qua bài viết trên của Nhanh Express, chắc hẳn bạn đã nắm rõ việc gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì rồi đúng không? Việc chuẩn bị giấy tờ đầy đủ khi gửi hàng đi nước ngoài là bước bắt buộc để hàng hóa thông quan thuận lợi. Với Nhanh Express, bạn sẽ được hỗ trợ từ khâu tư vấn, chuẩn bị giấy tờ, đến khi hàng giao tận tay người nhận ở nước ngoài.
Liên hệ ngay chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá nhanh chóng!

Thông tin liên hệ: 

Công ty chuyển phát nhanh quốc tế – Nhanh Express

Địa chỉ: Khu Đô thị Vạn Phúc City, TP Hồ Chí Minh

Hotline: 091 909 4839

Website: nhanhexpress.com