Cách Điền Thông Tin Vận Đơn Và Giấy Tờ Xuất Nhập Khẩu

Cách điền thông tin vận đơn và giấy tờ xuất nhập khẩu là bước nhiều người thường bỏ qua hoặc làm cho xong, nhưng lại quyết định rất lớn tới việc hàng có thông quan nhanh, đúng người, đúng địa chỉ hay không. Nếu điền sai hoặc thiếu, kiện hàng dễ bị giữ lại, yêu cầu bổ sung, phát sinh phí và chậm lịch giao, kể cả khi bạn gửi qua đơn vị vận chuyển uy tín như Nhanh Express.

Nếu bạn mới bắt đầu gửi hàng quốc tế, xem chi tiết bài Cần chuẩn bị những gì để gửi hàng đi nước ngoài để nắm tổng thể bước chuẩn bị trước, sau đó áp dụng hướng dẫn dưới đây vào từng vận đơn và bộ chứng từ cụ thể.

Tổng quan về vận đơn và giấy tờ xuất nhập khẩu

Trước khi đi vào chi tiết cách điền thông tin vận đơn và giấy tờ xuất nhập khẩu, bạn cần hiểu mình đang làm việc với loại chứng từ nào, và tại sao hải quan lại yêu cầu đầy đủ đến vậy.

Vận đơn là gì và vì sao quan trọng?

Vận đơn (Air Waybill, Bill of Lading…) là chứng từ do hãng vận chuyển hoặc đơn vị logistics phát hành, ghi nhận:

• Ai là người gửi – ai là người nhận.

• Hàng gì, số lượng, trọng lượng, nơi đi – nơi đến.

• Điều kiện vận chuyển, cước phí, các ghi chú liên quan.

Vận đơn vừa là “hợp đồng vận chuyển”, vừa là chứng cứ quan trọng khi có phát sinh: chậm trễ, thất lạc, hư hỏng… nên mọi thông tin trên đó cần chính xác và thống nhất với các giấy tờ khác.

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu thường gặp

Khi gửi hàng đi nước ngoài, kể cả hàng nhỏ lẻ, bạn thường gặp:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).

• Phiếu đóng gói (Packing List).

• Một số chứng từ đặc thù: C/O, giấy kiểm dịch, chứng nhận chất lượng… tùy loại hàng và thị trường (Mỹ, Nhật, Hàn, Úc…).

Nếu bạn chưa quen với các khái niệm này, có thể tham khảo thêm phần cơ bản trong bài Hướng dẫn khai hải quan cơ bản để hiểu vai trò từng loại.

Chuẩn bị thông tin trước khi điền vận đơn

Để thực hiện cách điền thông tin vận đơn và giấy tờ xuất nhập khẩu nhanh, ít sai, bạn nên chuẩn bị sẵn thông tin trên giấy hoặc file trước khi bắt đầu thao tác.

Thông tin người gửi – người nhận

Phần thông tin cơ bản nhưng thường sai nhất là:

• Người gửi: họ tên, số điện thoại, địa chỉ tại Việt Nam.

• Người nhận: họ tên (tiếng Anh), số điện thoại, địa chỉ chi tiết tại nước ngoài, kèm mã bưu chính (nếu có).

Bạn nên kiểm tra kỹ chính tả, số nhà, tên đường, tên thành phố, mã bưu chính… vì chỉ một ký tự sai cũng có thể khiến đơn vị phát “lạc đường”.

Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, trị giá

Đối với hàng hóa, bạn cần chuẩn bị:

• Mô tả ngắn gọn, rõ ràng: “quần áo cá nhân”, “bánh kẹo đóng gói”, “phụ kiện điện thoại”…

• Số lượng từng loại, trọng lượng tổng dự kiến.

• Giá trị hàng (theo hóa đơn hoặc giá trị hợp lý).

Thông tin này sẽ được sử dụng xuyên suốt trên vận đơn, hóa đơn, packing list và tờ khai hải quan.

Cách điền thông tin vận đơn và giấy tờ xuất nhập khẩu chuẩn, hạn chế sai sót

Cách điền thông tin vận đơn và giấy tờ xuất nhập khẩu ở góc độ thực tế: điền những mục nào, lưu ý gì ở từng phần để tránh phải sửa nhiều lần.

Điền chính xác thông tin shipper, consignee, địa chỉ

Với phần người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee):

• Ghi đúng họ tên đầy đủ, không viết tắt khó hiểu.

• Địa chỉ nên ghi theo thứ tự quốc tế: số nhà – đường – phường/xã – quận/huyện – thành phố – bang/tỉnh – quốc gia – mã bưu chính.

• Số điện thoại nên kèm mã quốc gia (ví dụ: +81 cho Nhật, +1 cho Mỹ…).

Việc thống nhất cách ghi địa chỉ sẽ giúp hệ thống bưu chính nước đến xử lý nhanh và giảm rủi ro giao sai.

Mô tả hàng hóa, số kiện, trọng lượng, kích thước

Phần “Description of Goods”, “No. of Packages”, “Weight”, “Measurement” cần:

• Mô tả hàng hóa rõ ràng, không ghi chung chung kiểu “goods”, “stuff”.

• Ghi số kiện (thùng, hộp, bao…) và trọng lượng tương ứng.

• Nếu cần, ghi kích thước thùng (dài – rộng – cao) để đối chiếu trọng lượng quy đổi.

>>>> Xem thêm: Gửi hàng dễ vỡ, cồng kềnh, trọng lượng lớn

Điều kiện giao hàng, cước phí và ghi chú đặc biệt

Tùy từng hãng và từng loại vận đơn, có thể có thêm các mục:

• Điều kiện giao hàng (Incoterms) với lô hàng thương mại.

• Ghi chú: “Fragile”, “Keep Upright”, “Do not stack”…

• Cước phí (nếu hiển thị trên vận đơn bản gửi khách).

Nếu bạn gửi hàng cá nhân qua Nhanh Express, phần này thường được đội ngũ nghiệp vụ xử lý; việc của bạn là cung cấp đúng yêu cầu đặc biệt (nếu có) để họ đưa vào ghi chú.

Cách điền giấy tờ xuất nhập khẩu cơ bản

Bên cạnh vận đơn, cách điền thông tin vận đơn và giấy tờ xuất nhập khẩu còn bao gồm các chứng từ đi kèm như hóa đơn, packing list… Đây là “bộ mặt” của lô hàng trước hải quan.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Trên hóa đơn, bạn cần:

• Thông tin người bán – người mua (hoặc người gửi – người nhận).

• Mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.

• Điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng (nếu là giao dịch thương mại).

Ngay cả khi là hàng quà tặng, trong nhiều trường hợp vẫn cần một “invoice đơn giản” để thể hiện trị giá lô hàng.

Phiếu đóng gói (Packing List)

Packing List giúp:

• Liệt kê chi tiết mỗi kiện có gì, số lượng bao nhiêu.

• Hỗ trợ khâu kiểm tra, đối chiếu nếu hải quan mở kiểm.

Thông tin trên Packing List phải thống nhất với hóa đơn và vận đơn. Nếu bạn không quen lập, có thể nhờ Nhanh Express hỗ trợ tạo dựa trên danh sách hàng hóa mà bạn cung cấp.

Một số giấy tờ đặc thù khác

Tùy loại hàng và thị trường, có thể cần:

• Chứng nhận xuất xứ (C/O).

• Giấy kiểm dịch động thực vật.

• Chứng nhận chất lượng, chứng thư giám định…

Với các tuyến “khó” như Mỹ, Nhật, Úc, việc chuẩn hóa giấy tờ càng quan trọng. Bạn nên tham khảo thêm các bài như 5 lưu ý khi gửi hàng đi Mỹ hoặc 5 lưu ý khi gửi hàng đi Nhật nếu thường xuyên gửi hàng sang các nước này.

>>>> Xem thêm: Hướng dẫn khai hải quan cơ bản

Những lỗi thường gặp khi điền vận đơn và chứng từ

Dù đã có hướng dẫn khai hải quan cơ bản và biết cách điền thông tin vận đơn và giấy tờ xuất nhập khẩu, nhiều khách vẫn mắc lỗi khá giống nhau.

Sai, thiếu thông tin người nhận hoặc địa chỉ khó hiểu

Các lỗi phổ biến:

• Thiếu số nhà, sai tên đường, quên mã bưu chính.

• Viết địa chỉ nửa Việt – nửa Anh, khó cho bưu tá nước ngoài.

• Sai số điện thoại, dẫn tới không liên hệ được khi phát.

Hậu quả là thời gian giao kéo dài, thậm chí phải hoàn hàng nếu liên hệ mãi không được.

Mô tả hàng hóa mơ hồ, trị giá không hợp lý

Một số người:

• Mô tả quá chung (chỉ ghi “items”, “goods”).

• Khai trị giá quá thấp so với thực tế.

Điều này dễ khiến hải quan nghi ngờ, chuyển lô hàng sang diện kiểm tra kỹ hơn, làm chậm thời gian thông quan. Để hạn chế rủi ro, bạn nên tham khảo thêm bài Hướng dẫn khai hải quan cơ bản và trao đổi thẳng với Nhanh Express nếu chưa rõ nên khai thế nào cho hợp lý.

Vì sao nên nhờ Nhanh Express hỗ trợ điền vận đơn và chứng từ

Với khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc tự tìm hiểu toàn bộ quy định, biểu mẫu, cách điền từng mục trên vận đơn và chứng từ là khá mất thời gian. Đồng hành cùng Nhanh Express giúp bạn:

• Được tư vấn trước về loại hàng, tuyến gửi (Mỹ, Nhật, Hàn, Úc…), rủi ro kiểm tra.

• Được hướng dẫn hoặc hỗ trợ điền đúng cách điền thông tin vận đơn và giấy tờ xuất nhập khẩu dựa trên thực tế kiện hàng.

Nhờ đó, bạn giảm thiểu được nguy cơ sai sót chứng từ, tiết kiệm thời gian, tập trung vào công việc hoặc kinh doanh chính của mình.

Kết luận

Tóm lại, cách điền thông tin vận đơn và giấy tờ xuất nhập khẩu không chỉ là điền cho đủ ô, mà là đảm bảo mọi thông tin về người gửi, người nhận, hàng hóa và trị giá đều rõ ràng, thống nhất và hợp lý. Khi kết hợp bước chuẩn bị thông tin kỹ lưỡng, điền vận đơn – chứng từ đúng chuẩn và nhận hỗ trợ chuyên môn từ Nhanh Express, bạn sẽ giảm đáng kể rủi ro bị giữ hàng, bổ sung hồ sơ hay chậm thông quan, đồng thời kiểm soát tốt hơn chi phí và thời gian giao hàng quốc tế.

Thông tin liên hệ:

Công ty Nhanh Express

Hotline: 091 909 4839

Website: https://nhanhexpress.com/ 

Địa chỉ: KĐT Vạn Phúc City, TP Hồ Chí Minh